Когато създавате документ, основно правило е първо да въведете текста, а след това да го обработвате. По тази причина, с цел последващата обработка е важно да свикнете да спазвате основните правила за въвеждане на текст – не са много.

1. Елементи на текст

• дума: последователност от знаци, разделени от интервал или препинателен знак;
• ред: преноса към нов ред е автоматичен, след запълване на текущия;
• абзац: винаги, когато използвате клавиш Enter указвате край на текущия и начало на нов абзац;
• страница: прехода към нова е автоматичен, след запълване на текущата. Когато страницата не е запълнена и искате да преминете към нова (напр. заглавна страница), вмъкнете нова страница;
• документ: цялото текстово съдържание на документа.

2. Правила за въвеждане на текст

Повечето препинателни знаци се въвеждат след думата, без да се въвежда интервал. Интервалът се поставя след тях. Изключения има:

• при въвеждане на тире: в текстообработката се използват два вида тирета. Късо тире се използва между представките за степенуване по, най и при полуслетите думи. Записва се без да се оставят интервали преди и след него. Дълго тире се използва за разделяне частите на изречението. Задължително преди и след него се въвежда интервал.
• скоби и кавички: преди лява скоба (кавичка) се оставя интервал, а след нея - не. Преди дясна скоба (кавичка) не се оставя интервал, а след нея – задължително.

Ако не сте сигурни как сте въвели вашият текст, може да проследите за “излишни” интервали и празни параграфи. Достатъчно е да включите функционалният бутон Show/ Hide от лентата Standard: . Интервалите се визуализират с точки, а край на абзац (параграф) – със знак ¶. Тези знаци са непечатуеми – само за ваша информация и последваща корекция. “Скриването” на знаците се извършва аналогично.Ако се налага да използвате специален знак в текста, най-лесният начин е да го вмъкнете: от меню Insert/ избирате Symbol/ избирате желания знак и бутон Insert.

Изтриването на знаци се извършва с клавишите Delete (от текуща позиция надясно, към края на реда) и Backspace (от текуща позиция наляво, към началото на реда).

Главни букви – по подразбиране, винаги когато започвате ново изречение след изписване на първата дума от него и въведен интервал се визуализира главна буква. За главна буква в средата или края на изречението (напр. за име) използвайте клавиш Shift – за една, или Caps Lock – за няколко последователни главни букви. С клавиш Tab можете да задавате отстъп за първият ред на абзац – недостатък обаче е, че използва вградените настройки за дължина на отстъпа. По-добрият вариант е на по-късен етап да зададете отстъпа – когато форматирате абзаца.